İngilizce e-posta yazarken çoğu kişinin sorunu kelime bilgisi değil, yapıdır: nereden başlayacağını, neyi ne kadar anlatacağını ve nasıl bitireceğini bilmemek. İş e-postaları büyük ölçüde kalıplıdır; yapıyı oturtunca yazmak hızlanır.
Dört adımlı yapı
1. Selamlama
- Adını biliyorsanız: "Dear Ms. Brown," ya da daha samimiyse "Hi Sarah,"
- Bilmiyorsanız: "Dear Sir or Madam," ya da "Hello,"
2. Amaç cümlesi
E-postanın neden yazıldığını ilk cümlede söyleyin. Karşı taraf gün içinde onlarca e-posta okuyor; amacı gizlemeyin.
- "I'm writing to ask about..." (... hakkında soru sormak için yazıyorum.)
- "I'm writing to confirm our meeting on Tuesday." (Salı günkü toplantımızı onaylamak için yazıyorum.)
- "Thank you for your email." (E-postanız için teşekkürler; yanıt veriyorsanız.)
3. Ayrıntılar ve istek
Bilgiyi kısa paragraflara bölün. Ne istediğinizi açıkça yazın, mümkünse tarih verin.
- "Could you please send me the report by Friday?" (Raporu Cuma gününe kadar gönderebilir misiniz?)
- "I've attached the document for your review." (İncelemeniz için belgeyi ekledim.)
- "Please let me know if you have any questions." (Sorunuz olursa lütfen bana bildirin.)
4. Kapanış
- "I look forward to hearing from you." (Yanıtınızı bekliyorum.)
- "Best regards," ya da "Kind regards," ve ardından adınız.
Türkçeden gelen sık hatalar
- "I am agree." Doğrusu "I agree." İngilizce'de agree bir fiildir, sıfat değildir.
- "Actual" ile "actually" karışıklığı. İngilizce'de "actual" "şu anki" demek değildir; "gerçek, asıl" anlamına gelir. "Şu anki" için "current" kullanılır.
- "Eventually". Bu kelime "olasılıkla" değil, "sonunda, bir süre sonra" anlamına gelir. "Possibly" ile karıştırılmaması gerekir.
- Çok uzun cümleler. Türkçe'de uzun cümleler doğaldır; İngilizce iş yazışmasında kısa cümleler tercih edilir.
- Aşırı resmiyet. "I would be most grateful if you could kindly consider..." gibi ağır kalıplar günümüzde çoğu iş ortamında fazla resmi duruyor; daha doğrudan bir üslup genellikle tercih edilir.
Yazmadan önce üç soru
- Bu e-postanın tek amacı ne?
- Karşı tarafın ne yapmasını istiyorum?
- Hangi bilgiyi mutlaka yazmalıyım, hangisini çıkarabilirim?
Cevaplar netse e-posta zaten üç beş cümleye sığar.
Nasıl geliştirilir?
Yazı becerisi, geri bildirimle gelişir. Yazdığınız e-postayı bir öğretmene gösterip düzeltme almak, tek başına yazıp geçmekten çok daha hızlı öğretir. Deja Akademi'de canlı derslerde konuşma ve yazma birlikte çalışılıyor. Dersin nasıl işlediğini görmek için ücretsiz canlı demo dersimize katılabilirsiniz.